Regulamin dla partnerów Kai

Wersja 2026-08-17 · dla firm prowadzących program lojalnościowy w Kai

PROJEKT — przed weryfikacją prawną. Ten tekst powstał na potrzeby pilotażu Kai i nie został sprawdzony przez prawnika. Tam, gdzie powinien być podany podmiot prowadzący usługę, napisano wprost, że jeszcze go nie ma. Warunki handlowe — cena, okresy wypowiedzenia, poziomy usług — są opisane tak, jak faktycznie działają w pilotażu, co nie jest tym samym co wynegocjowana umowa.

1. Strony

Ten regulamin obowiązuje pomiędzy Kai Rewards („Kai”, „my”) a firmą, która założyła konto („Ty”, „Partner”).

Dane rejestrowe Kai nie są jeszcze opublikowane. Podmiot jest w trakcie zakładania; ten dokument poda jego nazwę, adres siedziby i NIP, zanim Kai wyjdzie z pilotażu. Adres, który działa dzisiaj, to akaiyum@gmail.com.

Potwierdzasz, że działasz jako przedsiębiorca, że osoba akceptująca ten regulamin jest umocowana do reprezentowania Cię, oraz że podane dane — nazwa firmy, NIP, adres, adresy lokali — są prawdziwe.

2. Co daje Kai

Hostowaną platformę lojalnościową: panel dla Ciebie, aplikację webową dla Twoich klientów, ekran przy kasie do wydawania pieczątek, materiały do druku, dostarczanie wiadomości do Twoich klientów tam, gdzie wyrazili zgodę, oraz związane z tym raporty.

Funkcje się zmieniają. Możemy je dodawać, zmieniać i usuwać. Jeśli usuniemy coś, na czym polegasz, uprzedzimy Cię, zanim to zniknie.

3. Twoje konto i Twoi pracownicy

Odpowiadasz za to, komu dajesz dostęp, i za to, co ta osoba z nim robi. Role i uprawnienia pracowników ustawiasz w panelu. Daj każdej osobie własny login; wspólny czyni ślad audytowy bezużytecznym, a to właśnie ślad audytowy odpowiada klientowi kwestionującemu pieczątkę.

Powiadom nas niezwłocznie, jeśli podejrzewasz, że konto zostało przejęte.

4. Nagroda jest Twoją obietnicą

Ty ustalasz nagrodę, liczbę pieczątek i uczciwe warunki. Ty jej dotrzymujesz. Kai zapisuje saldo i pokazuje je klientowi; nie dostarcza towaru.

Nie wolno Ci ogłaszać nagrody, której nie zamierzasz wydać, zmieniać warunków karty wstecz na czyjąś niekorzyść ani odmawiać nagrody, którą według naszego zapisu zdobyto, chyba że masz rzeczywisty powód — na przykład nadużycie — który potrafisz wyjaśnić.

5. Dane klientów i odpowiedzialność za nie

Ty jesteś administratorem danych lojalnościowych swoich klientów. Kai jest podmiotem przetwarzającym. Umowa powierzenia przetwarzania danych, publikowana obok tego regulaminu, stanowi jego część i określa, co możemy z tymi danymi robić, jakich mamy podprzetwarzających, jak zabezpieczamy dane i co dzieje się na koniec.

Odpowiadasz za posiadanie podstawy prawnej dla tego, o co nas prosisz. W praktyce oznacza to, że zgoda zbierana przez Kai przy zapisie jest tym, po czym filtrowana jest wysyłka, i nie wolno jej obchodzić. W produkcie nie ma obejścia i nie będzie.

Wszystko, co wpiszesz w notatce o kliencie, jest daną o tej osobie. Ogranicz się do tego, co potrzebne. Nie zapisuj danych o zdrowiu, przekonaniach ani niczego innego, co RODO traktuje jako szczególną kategorię.

6. Wiadomości

Wysyłka trafia wyłącznie do klientów, którzy wyrazili u Ciebie zgodę marketingową. Wiadomości transakcyjne trafiają wyłącznie do tych, którzy zgodzili się na nie. Obie liczby pokazujemy przed wysłaniem i nie da się ich podnieść.

Wiadomości kosztują. Tam, gdzie SMS jest rozliczany na Ciebie, cena i liczba są pokazywane przed wysyłką i obie trafiają na fakturę.

7. Czego nie wolno

Nie wydawaj pieczątek za wizyty, których nie było, ani na konta, którymi sam dysponujesz, by zawyżyć własne wyniki. Nie wgrywaj listy klientów, do której posiadania nie masz podstawy prawnej. Nie próbuj sięgać po dane innego partnera — baza danych tego odmawia, a próba jest rejestrowana. Nie odsprzedawaj dostępu do Kai.

8. Opłaty

Partnerzy pilotażowi nie są obciążani opłatami. Gdy zaczniemy pobierać opłaty, podamy cenę i datę z wyprzedzeniem, a Ty będziesz mógł lub mogła odejść zamiast płacić.

9. Zawieszenie

Możemy zawiesić konto bez uprzedzenia w razie nadużycia, obowiązku prawnego, incydentu bezpieczeństwa albo braku płatności po wezwaniu. Powiemy dlaczego i przywrócimy dostęp, gdy tylko przyczyna ustanie.

10. Zakończenie

Każda ze stron może zakończyć umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem, na piśmie.

Kiedy odchodzisz:

• Przestajemy wydawać pieczątki w Twoich lokalach.
• Niewykorzystane pieczątki Twoich klientów pozostają do odebrania przez 30 dni od dnia zaprzestania wydawania, a klienci z saldem są o tym informowani. To zasada platformy, a nie przedmiot negocjacji, i istnieje po to, żeby osoby, które nic złego nie zrobiły, nie traciły obietnicy, którą im złożyłeś.
• Przez te 30 dni możesz wyeksportować dane swoich klientów.
• Po tym czasie usuwamy je albo zwracamy, zgodnie z umową powierzenia.

11. Odpowiedzialność

Kai jest dostarczane w takim stanie, w jakim jest. Nie gwarantujemy nieprzerwanego ani bezbłędnego działania.

Nic tutaj nie wyłącza odpowiedzialności, której wyłączyć nie można — w tym za śmierć lub uszczerbek na zdrowiu spowodowany niedbalstwem, ani za działanie umyślne. Z tym zastrzeżeniem nasza łączna odpowiedzialność wobec Ciebie w dowolnym okresie dwunastu miesięcy jest ograniczona do opłat, które w tym okresie nam zapłaciłeś, a gdy nie zapłaciłeś nic — do 1000 zł.

Nie odpowiadamy za działania Twoich klientów, za jakość tego, co sprzedajesz, ani za Twoją zgodność z prawem dotyczącym Twojej własnej działalności.

12. Zmiany

Możemy zmienić ten regulamin. Zmiana istotna jest publikowana tutaj z nową datą wersji i zgłaszana w panelu co najmniej 30 dni przed wejściem w życie, a Ty możesz zakończyć umowę zamiast ją przyjąć.

13. Prawo

Stosuje się prawo polskie, a sądy polskie są właściwe.